Assistant Administratif (Support Juridique & Informatique)

La société

À propos de nous

Volkswagen International Belgium est une filiale clé du groupe Volkswagen, reconnu mondialement. Située au cœur de Bruxelles, elle agit comme l’un des centres régionaux de trésorerie du Groupe, fournissant des services financiers aux entités internes de la région.

Avec une équipe de 41 collaborateurs, nous travaillons dans un environnement ouvert et respectueux, favorisant les liens à la fois locaux et internationaux. En tant que partie intégrante d’une organisation mondiale de plus de 684 000 collaborateurs, nous contribuons chaque jour au succès de l’une des marques automobiles les plus prestigieuses au monde.

Notre culture

Chez Volkswagen, nous croyons en l’innovation, la responsabilité et la durabilité. Bien que nous fassions partie d’un groupe international, notre bureau de Bruxelles fonctionne comme une petite entreprise soudée — tout le monde se connaît et la collaboration est naturelle. Notre culture valorise l’inclusion, l’autonomie, l’excellence et le respect. Nous soutenons activement le développement personnel et professionnel.

DESCRIPTION DE FONCTION

Fonction

En tant qu’Assistant Administratif (Support Juridique & Informatique), vous soutiendrez à la fois les départements Juridique et IT, sous la supervision directe du Responsable Intégrité & Conformité et du Chief Information Officer. Vous collaborerez avec 2 collègues juridiques et 8 collègues IT. Vos responsabilités seront réparties à 50/50 entre les deux domaines.

Ce poste convient parfaitement à une personne polyvalente, qui aime la diversité, les tâches de soutien concrètes, et qui souhaite évoluer vers des thématiques plus spécialisées comme le RGPD, la sécurité informatique ou la conformité.

Responsabilités principales

Support Juridique (50%)

• Aider dans les dossiers juridiques : gestion corporate, conformité, gestion documentaire
• Gérer la documentation d’assurance et répondre aux demandes KYC des banques
• Maintenir les systèmes de suivi des contrats et du RGPD ; mettre à jour les politiques internes
• Garantir l’archivage juridique et les publications officielles dans les délais
• Gérer les priorités urgentes de façon flexible et structurée

Support IT (50%)

• Gérer et améliorer les procédures d’accès utilisateurs pour les entités du BeNeLux
• Suivre les tickets IT et les demandes d’accès des employés et prestataires
• Maintenir les registres des actifs IT et la documentation digitale
• Soutenir les processus de gestion des risques et conformité IT (audits, rapports, documentation)
• Participer aux initiatives de conformité RGPD et IT transversales

Profil

Profil recherché

Vous êtes un(e) professionnel(le) fiable, curieux(se) et autonome, à l’aise dans des environnements juridiques et informatiques. Vous :

• Êtes structuré(e) et prenez des initiatives
• Communiquez clairement avec les parties prenantes internes et externes
• Travaillez de manière indépendante tout en respectant les délais et la confidentialité
• Remettez en question les processus inefficaces et proposez des améliorations
• Évoluez avec aisance dans un environnement multiculturel et dynamique

Votre profil

• Minimum 3 ans d’expérience administrative pertinente en entreprise
• Affinité ou intérêt pour les thématiques juridiques et/ou informatiques
• Maîtrise de l’anglais + du français ou du néerlandais (l’allemand est un atout)
• Bonne maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, Visio)
• Expérience avec des outils de gestion de services IT est un atout majeur
• Professionnalisme, discrétion et esprit d’équipe

Offre

En rejoignant Volkswagen International Belgium, vous intégrez une entreprise multiculturelle et performante, où votre contribution est valorisée. Nous offrons :

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein
• Un bureau moderne, situé sur l’Avenue Louise (avec remboursement transport ou parking)
• Flexibilité de travail : 3 jours/semaine en télétravail + indemnité de télétravail
• Un package salarial compétitif avec assurance hospitalisation et assurance groupe
• Accès à des formations internes et opportunités d’évolution
• Une culture bienveillante où l’initiative et les nouvelles idées sont encouragées

Notre processus de recrutement

Nous mettons un point d’honneur à rendre votre parcours clair et fluide. Le processus dure en général quatre semaines :

1. Pré-sélection CV – Si votre profil correspond, nous vous contacterons
2. Entretien d’introduction – Via Teams avec le recruteur externe Hans Verheij
3. Entretien d’équipe – Avec le Responsable Intégrité & Conformité, le CIO et les RH
4. Entretien final – Avec un membre du comité de direction

Vous recevrez un retour rapide à chaque étape.

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Langues

Maîtrise de l’anglais + du français ou du néerlandais