Assistant BackOffice Manager Chilled

La société

Lutosa est une entreprise belge active depuis plus de 40 ans. Elle emploie 1 200 collaborateurs dans 2 unités de production où sont fabriqués des frites surgelées et réfrigérées, des spécialités de pommes de terre surgelées ainsi que des flocons de pommes de terre déshydratés. Grâce à 24 filiales et bureaux de vente dans le monde entier, Lutosa exporte 94 % de sa production vers 136 pays.
Travailler chez Lutosa, c’est avoir l’opportunité d’évoluer au sein d’une entreprise familiale belge à dimension internationale. Rejoignez-nous et développez vos compétences en collaboration avec des collègues aux profils variés et passionnants.

DESCRIPTION DE FONCTION

Fonction

En tant qu’Assistant Backoffice Manager, vous garantissez un bon suivi administratif et logistique du service commercial interne, y compris la planification du transport et de la production. Vous soutenez de manière optimale la vente de frites fraîches par un reporting régulier auprès du Directeur des ventes et du Directeur Supply Chain. Vous assurez la fonction de backup du Backoffice Manager et êtes formé(e) afin de développer les compétences vous permettant, à terme, d’assumer le rôle de Backoffice Manager.

Responsabilités :

Sécurité et environnement

• Défendre un engagement sécurité à 100 %

• Respecter et appliquer toutes les règles environnementales et énergétiques de l’entreprise

• Alerter la hiérarchie en cas de problème environnemental ou énergétique et, si possible, résoudre le problème soi-même

Tâches commerciales

• Suivi commercial de toutes les commandes entrantes pour les différents pays

• Suivi permanent des stocks et des prix des différents articles

• Entretenir les contacts et apporter un soutien aux différents représentants

• Intervenir et formuler des propositions en cas de ruptures éventuelles

• Soutenir les différentes filiales, fournir des informations complémentaires et veiller à une bonne communication interne

Tâches liées au transport

• Suivi des demandes et tarifs de transport

• Contacts avec les transporteurs pour d’éventuels problèmes de livraison et coûts associés

• Planification et ajustement des trajets de livraison par notre transporteur interne

• Évaluation des différents transporteurs

Tâches générales

• Suivi et gestion des réclamations, proposition de solutions

• Contacts avec le service qualité, la production et les achats

• Suivi et ajustement de l’expédition des commandes de leur enregistrement à la livraison client

• Suivi complet du processus de vente et de production

• Coordination entre départements pour la création de nouveaux SKU

• Préparation des audits internes et externes

• Reporting régulier au manager

Tâches de planification de la production

• Élaboration, suivi et ajustement de la planification en fonction :

  • Des plannings de commandes convenus

  • Des stocks disponibles (emballages et pommes de terre)

• Encodage dans Intrion et transmission à la production

• Ajustement selon les priorités

Gestion des stocks

• Fournitures : suivi des stocks et passation de commandes (carton, film, palettes en bois, …) en veillant à l’adaptation des stocks et de la production d’articles finis

• Produits finis : suivi permanent des stocks et ajustements si nécessaire

Contrôle des factures

• Suivi administratif des taux de TVA spécifiques et factures manuelles

• Validation des notes de crédit

• Contrôle des factures avec tarifs de transport dérogatoires

Profil

• Niveau d’études : minimum bachelier en formation administrative/commerciale ou équivalent par expérience

• Expérience : 3 à 5 ans dans une fonction similaire

• Compétences techniques : bonne maîtrise d’Excel et des applications MS, connaissance de SAP est un atout

• Compétences personnelles : aisance relationnelle, communication, diplomatie, autonomie, rigueur, précision, sens de l’initiative et de la décision, intégrité

Offre

• Une fonction variée et enrichissante au sein d’une entreprise leader sur son marché, intégrée dans un groupe international (McCain)

• Un environnement de travail agréable dans une équipe dynamique tournée vers l’innovation

• Des possibilités de formation et d’évolution

• Un package salarial attractif avec avantages extra-légaux

Langues

• Langues : néerlandais, français et anglais ; l’allemand est un atout supplémentaire