Gestionnaire de dossiers - Service Etat-civil (Niv. B)

DESCRIPTION DE FONCTION

Fonction

MISSION

En tant que gestionnaire de dossiers, vous êtes en charge des dossiers liés à votre domaine d'expertise dans le respect de la législation, des procédures en vigueur et des lignes de conduite de la hiérarchie. Vous faites appel aux personnes ressources de votre réseau interne et/ou externe et travaillez en synergie avec elles. Ce poste nécessite de pouvoir écouter, comprendre et expliquer. Vous êtes en effet également amené.e à recevoir des citoyens pour traiter leurs demandes et les informer au mieux. Axé.e solution, vous parvenez à calmer une situation tendue et resté.e déterminé.e malgré les obstacles. Vous avez également les compétences nécessaires pour comprendre des textes réglementaires relatifs à l’état civil (mariage, nationalité, reconnaissance, etc.) et pour gérer de la facturation simple. Tout cela au sein d’une équipe de 5 personnes.

TACHES & ACTIVITES

• Analyser les besoins, demandes, données
• Constituer, créer et suivre les dossiers dans le respect des délais
• Développer son réseau interne et/ou externe
• Etre une personne ressource pour le service en cas d'absence du responsable (décision à prendre, contrôler l'authenticité des documents, etc..)
• Faire des propositions d'amélioration des procédures
• Informer, conseiller, émettre des avis et donc également actualiser ses connaissances en matières procédurales, législatives et réglementaires
• Organiser et animer des réunions
• Rapporter à la hiérarchie sur l'état d'avancement des dossiers
• Rechercher/mettre à jour les informations
• Rédiger des documents, des rapports, tirer des listings et statistiques
• Actualiser ses connaissances en matière procédurale, législative et réglementaire

Profil

DIPLOME : Etre en possession d’un diplôme Bachelier.

COMPETENCES

• Avoir une très bonne connaissance de la deuxième langue nationale
• Avoir une bonne connaissance en informatique (Excel, Outlook, PDF creator, Word)
• Etre résistant au stress
• Capacité de communication
• Etre assertif
• Savoir structurer son travail
• J’agis avec intégrité et professionnalisme
• Travailler orienté résultats
• Coopérer
• Analyser
• Savoir s’adapter
• Créer, développer et utiliser son réseau
• Nous recrutons sur la base des compétences et des talents, sans distinction d'âge
• Vous êtes en reconversion professionnelle ? Votre candidature nous intéresse !

Offre

ENTREE EN SERVICE : A DETERMINER – Contrat à durée indéterminée (36h/semaine).

AVANTAGES : Chèques-repas de 8,00 €/jour de prestation, abonnement STIB, assurance hospitalisation, prime vélo, prime piéton, parking d’entreprise, équilibre vie privée/vie professionnelle, 36 jours de congé annuel au pro rata de l'horaire, assurance pension complémentaire à charge de l’employeur pour le personnel contractuel, réductions sur Tour opérateurs.

CONDITIONS DE TRAVAIL : Des aménagements de poste et d’horaires sont envisageables selon votre situation

La Commune d’Evere sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l’intégration au sein de l’administration.

Langues

Français / Néerlandais