Hoofd van de dienst Burgerlijke stand (bachelor) m/v/x

Bedrijfsdetails

Ganshoren is een overwegend residentiële gemeente in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, waar het goed wonen en werken is.

De gemeente heeft dus dagelijks een impact op de inwoners die op haar grondgebied wonen en wel op twee manieren: hetzij als "tussenpersoon" voor de beslissingen die op andere bevoegdheidsniveaus worden genomen (de gemeenschappen en de gewesten, de federale Staat); hetzij als ‘autonoom plaatselijk bestuur’ dat de democratische rechten en plichten van zijn inwoners waarborgt.

Bij ons werken betekent:

• deel uitmaken van een administratie op mensenmaat die met ongeveer 220 medewerkers representatief voor de diversiteit van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is
• samenwerken met professionals en vaklui om de doelstellingen te bereiken die zijn bepaald in het kader van de opdrachten van de gemeente
• de waarden van integriteit en deontologie delen

Functieomschrijving

Functie

OPDRACHTEN

De dienst Burgerlijke Stand zorgt voor de administratieve registratie van de belangrijkste gebeurtenissen in het leven (geboortes, huwelijken, nationaliteit, overlijdens). Hij levert de officiële akten af en houdt het bevolkingsregister up-to-date. Zijn opdrachten waarborgen de identiteit en de afstamming van de burgers.

U voert de beslissingen van het College en de Gemeenteraad uit en bent verantwoordelijk voor de resultaten van uw dienst. U coördineert hem en volgt de activiteiten op in overeenstemming met de wetgeving. U leidt uw team op een manier die goede onderlinge relaties bevordert. U streeft naar kwaliteit en naar de tevredenheid van het publiek.

HIËRARCHISCHE POSITIE (zie organogram)

TAKEN

Beheer van de huwelijken

• Het volledige administratieve proces coördineren, van de dossieronderzoeken (controle van de documenten, legalisatie) tot het opstellen van de akten en huwelijksboekjes
• Precieze informatie verstrekken aan aanvragers en de ceremonies plannen/coördineren
• De Ambtenaar van de Burgerlijke Stand bijstaan tijdens de huwelijksceremonies, de logistiek van de ceremonies voorbereiden en, indien nodig, aanwezig zijn

Beheer van de Belgische nationaliteit

• De behandeling van nationaliteitsaanvragen coördineren, inclusief de controle van de administratieve situaties
• Verklaringen ontvangen, de conformiteit van de dossiers controleren en ze doorsturen naar de bevoegde instanties
• Kennisgevingen opstellen, bezwaren of weigeringen behandelen en de inschrijving in de registers uitvoeren

Beheer van de overlijdens

• Overlijdensdossiers administratief coördineren en behandelen, van ontvangst tot opmaak van de akten
• De procedure voorafgaand aan de organisatie van begrafenissen beheren, ook voor behoeftigen
• Het beheer van grafconcessies verzekeren in samenwerking met de teams van de begraafplaats

Andere belangrijke verantwoordelijkheden

• Vieren van de bruiloften en honderdjarigen
• Wettelijke samenlevingscontracten opstellen
• Erkenningen (prenataal en postnataal) behandelen en adoptieprocedures uitvoeren
• Behandelen van de vonnissen ontvangen van de Familierechtbank (echtscheidingen, verbeterende akten, betwisting van vaderschap, adoptie...)
• Transcripten en/of registratie van buitenlandse akten (huwelijk, geboorte, erkenning) behandelen
• Verzoeken tot wijziging van voornaam, naam en gender behandelen
• Uittreksels afleveren en akten van de burgerlijke stand (geboorte, huwelijk, nationaliteit, overlijden) beheren
• Aanvullende registers beheren (echtscheidingen, adopties, enz.)
• Kwartaal- en jaarstatistieken voorleggen en verslagen voorbereiden voor het College en de Gemeenteraad
• Diverse brieven opstellen (specifieke verzoeken, opvolging van gemeentebelastingen, behoeftigendossiers, schijnhuwelijken, enz.)
• De opvolging en invoer van administratieve gegevens in software verzekeren
• De voorraden beheren (jubileumgeschenken, huwelijksboekjes, enz.) en de facturen controleren
• Afsluiten van de registers
• Elke andere taak die nuttig is voor de continuïteit van de dienst.

Profiel

TECHNISCHE VAARDIGHEDEN

• Diploma: Bachelor met juridische of administratieve studierichting of aantoonbare ervaring in het vakgebied
• In het bezit zijn van het taalbrevet artikel 9§2 van Werkenvoor.be (ex-Selor) voor de tweede landstaal (Frans of Nederlands) of bereid zijn dit te behalen
• In staat zijn administratieve dossiers in het Frans en in het Nederlands te kunnen behandelen evenals Franstalig en Nederlandstalig publiek te kunnen ontvangen
• Grondige juridische kennis van de onderwerpen die onder het Burgerlijk Wetboek vallen, het bijhouden van het bevolkingsregister en van de burgerlijke stand
• Basiskennis van personeelsbeheer
• Basisvaardigheden in kantoorsoftware. De kennis van het SAPHIR-programma is een pluspunt
• Goede schriftelijke opstelvaardigheid

GEDRAGSVAARDIGHEDEN

• Professioneel en integer handelen
• Team spirit / samenwerken
• Resultaatgericht werken (kwantiteit en kwaliteit)
• Het werk van de medewerkers organiseren
• Begeleiden en coachen
• Communiceren
• Conflicten beheren

VARIA

• Tot 19u werken op donderdagavond
• Soms op zaterdagochtend werken (ceremonies)

Aanbod

ONS AANBOD

• Halftijdse overeenkomst van onbepaalde duur (18:45 uur)
• Glijdend uurrooster
• Weddeschaal: salarisschaal van niveau B1 van het sociale handvest (maandelijks 1.481,46 € bruto, wettelijke toelagen niet inbegrepen, anciënniteit 0)
• Mogelijkheid rekening te houden de volledige anciënniteit in de publieke sector en tot 6 jaar nuttige ervaring in de privésector
• Tweetaligheidspremie indien in het bezit van het vereiste taalcertificaat
• Interventie in de kosten voor het openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer
• MIVB-abonnement
• Fiets- en voetgangers-premie
• Preferentieel tarief voor hospitalisatieverzekering
• 2de pensioen pijler
• Premies van de Collectieve Sociale Dienst + voordelen en korting met Benefits@work
• Mogelijkheid om 1 dag per week telewerken na een inwerkperiode
• Teambuilding-dagen
• Sport op het werk: maximaal 45 minuten per keer, 1 keer per week tijdens de lunchpauze om deel te nemen aan sportactiviteiten
• Maaltijdcheque 5,50€ per dag (1,09€ ten laste van de werknemer)

WENST U TE SOLLICITEREN?

Stuur uw kandidatuur bestaande uit:

• CV (zonder foto)
• Motivatiebrief
• Kopij van uw diploma (bachelor) of vergelijkbaar. Diploma's behaald in het buitenland moeten vergezeld zijn van hun equivalent
• Indien van toepassing, een kopie van het taalattest art 9§2

uiterlijk tegen 23 september 2025

De administratie zal ten vroegste op 25 september 2025 contact opnemen met de geselecteerde kandidaten teneinde de verdere selectieprocedure te plannen. Deze omvat een specifieke schriftelijke test voor de functie en een gesprek met een selectiepanel.

/!\ Kandidaturen die na de deadline ontvangen worden of onvolledig zijn, zullen niet in aanmerking komen voor deze selectie /!\

Ons personeelsbeleid is gebaseerd op diversiteit en gelijke kansen. Wij selecteren kandidaten op basis van hun kwaliteiten, ongeacht hun leeftijd, geslacht, afkomst, geloof, handicap, nationaliteit, enz.