Een Eerstaanwezend attaché/diensthoofd (M/V/X)

Bedrijfsdetails

CONTEXT :

Het departement Burgerlijke Stand omvat drie grote diensten:

• De dienst Bevolking, waarvan de verschillende opdrachten als doel hebben officiële documenten ter beschikking van de burgers te stellen, zoals identiteitskaarten, paspoorten, rijbewijzen en attesten (verblijfplaats, gezinssamenstelling, leven, enz.). Hij is ook belast met de echtverklaring van handtekeningen (ouderlijke toestemming, tenlasteneming), eensluidende afschriften en adreswijzigingen. Hij is daarnaast ook verantwoordelijk voor kieszaken;
• De dienst Vreemdelingen is belast met de indiening van verblijfsaanvragen (gezinshereniging, verblijfsaanvraag voor uitzonderlijke omstandigheden, asiel, ...), aanvragen tot verlengd verblijf, de afgifte van diverse attesten (gezinssamenstelling, attest van verblijfplaats, van inschrijving, ...), de afgifte van verblijfstitels en de betekening van bevelen om het grondgebied te verlaten;
• De dienst Burgerlijke Stand levert uittreksels en aktes van burgerlijke stand af en is verantwoordelijk voor geboorten, huwelijken en overlijdens. Hij houdt zich ook bezig met de transcriptie van scheidingen en vonnissen.

Functieomschrijving

Functie

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN :

Je voornaamste activiteit bestaat erin de dienst Overlijdens en de begraafplaatsen van Verrewinkel en van de Dieweg te omkaderen en te leiden.

Leiding en omkadering van de dienst Overlijdens en van de begraafplaatsen van Verrewinkel en van de Dieweg

• Het dagelijks werk van een team dat werkt op de dienst Overlijdens en op de begraafplaatsen van de Dieweg en van Verrewinkel superviseren en omkaderen en waken over de samenhang ervan en over de naleving van de procedures.
• De wetgeving in verband met overlijdens en begrafenissen opvolgen en toepassen.
• Waken over het beheer van de correspondentie (brieven, e-mails, ...).
• De problemen op vlak van materiaal en personeel analyseren en oplossingen invoeren.
• Samenvattende nota's met wetswijzigingen ter zake uitvoeren en vertalen in procedures.
• Waken over het goede beheer van de financiën van de dienst.
• Voortdurende verbeteringen in de procedures en diensten aan de burgers voorstellen en toepassen.
• Transversale coördinatie van het project voor de herbestemming van de begraafplaats van de Dieweg.
• De opvolging van het intern controlesysteem uitdenken, toepassen en verzekeren.
• Bijdragen aan de goede werking en het imago van de openbare dienst.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL :

• Je bent houder van een universitair masterdiploma of een gelijkwaardig diploma erkend door de Franse of de Vlaamse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
• Je kent de overheidssector en beheerst de principes van risicoanalyse ;
• Je hebt ervaring als leidinggevende ;
• Je bent in staat om de teams te verenigen en hebt zin om deel uit te maken van een dynamisch en proactief team ;
• Je hebt ervaring in projectbeheer en bent in staat je te wijden aan een groot project om een beschermd landschap in stand te houden ;
• Ervaring op een dienst Bevolking of Burgerlijke Stand en ervaring in digitalisering van documenten zijn een echte troef ;
• Je hebt een actieve kennis van het Frans en het Nederlands (eventueel aangetoond met een Selor-attest - schriftelijke en mondelinge communicatie) ;
• Je hebt kennis van computertoepassingen (tekenprogramma's, tekstverwerking, spreadsheets, e‑mail, ...).

Aanbod

ONZE VERBINTENIS :

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

ONS AANBOD :

• Contract voor onbepaalde duur ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds (37u30/week) ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau A4 - eerstaanwezend attaché) ;
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Maaltijdcheques (€ 8) ;
• Tussenkomst in een aanvullend pensioenstelsel ;
• Aangename werkomgeving ;
• Professionele opdracht in een dynamisch team ;
• Eindejaarspremie ;
• Glijdende uren en goed evenwicht tussen werk en privé door de wettelijke en extralegale verlofdagen (minstens 38,5 dagen) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
• Fiets- en voetgangersvergoeding ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke opleidingsmogelijkheden, georganiseerd in onze lokalen tijdens de uren (kantoorsoftware, talen, welzijn, enz.) ;
• Mogelijkheid tot structureel en occasioneel telewerk ;
• Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :

Heb je interesse in deze functie? Vul het kandidatuurformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer inlichtingen:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!

SELECTIEPROCEDURE :

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (HR, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Een assessment door een externe firma om de competenties van de geselecteerde kandidaten te controleren.