Coordinateur Administratif et Documentaire pour le Département Technique (H/F/X)

La société

Travailler à la Clinique S^t-Pierre c’est avant tout intégrer un centre hospitalier de référence qui met l’accent sur le bien-être de ses patients par un accueil, une prise en charge par un personnel soignant et médical compétent et proche. La Clinique S^t-Pierre c’est également la recherche constante d'amélioration de la qualité au profit des patients et d’innovation pour offrir à ceux-ci des techniques de pointe.

MISSION:

Assurer la gestion centralisée des flux administratifs et documentaires du département technique, garantir l’organisation, la traçabilité et la fiabilité des données techniques (GMAO, documentation, rapports), en soutien direct à la planification et au suivi des interventions techniques. Veiller à la cohérence entre les contrats en cours, les prestations réalisées, la documentation associée et les factures à valider. Contribuer à la production de rapports et indicateurs (KPI) permettant d’objectiver et d’optimiser la gestion technique.

DESCRIPTION DE FONCTION

Fonction

Gestion contractuelle et suivi administratif :

• Assure le suivi administratif des interventions sous-traitées, des contrats techniques et de la documentation du département ;
• Centralise, organise et suit administrativement les contrats de maintenance et prestations externes ;
• Contrôle la conformité des prestations réalisées par rapport aux engagements contractuels (délais, qualité, SLA) ;
• Assure la coordination entre prestataires externes et services techniques internes ;
• Est l’interface avec les fournisseurs et le service Achats pour la passation et le suivi des commandes techniques ;
• Participe à la préparation des renouvellements (analyse des prestations, comparaison des offres, reporting) ;

Gestion documentaire technique :

• Assure la gestion et l’archivage structuré de la documentation technique (contrats, plans, manuels, rapports…) ;
• Assure le classement, l’archivage et l’accessibilité des rapports techniques des sous-traitants dans la GMAO ;
• Garanti l’accessibilité et la mise à jour des documents techniques critiques ;
• Prépare les rapports et documents techniques liés aux primes, certifications (Well, Breeam, ACI, ...) ou obligations légales ;

Support GMAO et outils numériques :

• Encode et met à jour les interventions, les contrats et les stocks dans la GMAO et ERP ;
• Assure le suivi des commandes techniques via les systèmes informatiques spécifiques ;
• Produit des rapports, des extractions et des indicateurs de performance (KPI) ;

Support technique et logistique :

• Maintient une vue d’ensemble sur le stock technique lié aux contrats critiques (pièces sous SLA, obligations de disponibilité) ;
• Prépare les interventions nécessitant une coordination contractuelle et documentaire ;
• Participe à l’optimisation des processus administratifs et documentaires du département ;
• Gère l’inventaire de l’outillage et du matériel de dépannage et suivi des réparations, étalonnages (ECME) et conformité du matériel ;
• Est le backup secrétariat technique et facility.

Profil

• Formation en gestion administrative, technique ou logistique avec une expérience professionnelle d’au moins 5 ans ;
• Excellente capacité d’organisation et de suivi administratif ;
• Sens du détail et rigueur dans la gestion documentaire ;
• Bonne maîtrise des outils numériques (GMAO, ERP, Excel, etc.) ;
• Capacité à produire des rapports et indicateurs de performance ;
• Esprit d’analyse et de synthèse pour contribuer à l’optimisation des processus ;
• Aisance dans la communication avec des interlocuteurs internes et externes (service technique, prestataires, fournisseurs, etc.) ;
• Autonomie, proactivité et esprit d’équipe.

Offre

• Contrat à Durée Indéterminée ;
• Temps de travail : 100% ;
• Entrée en fonction : immédiate ;

Nous vous proposons :

• Une rémunération selon les barèmes liés à la classification IFIC accompagnée d’avantages extra-légaux (13ème mois, chèques-repas, chèque cadeau, éco-chèques) ;
• Une intervention dans les frais de transports privés et publics (remboursement 100% SNCB). Parking gratuit. Site proche des grands axes, avec parking et abri vélo, accès gare et bus.

En rejoignant la CSPO, vous trouverez un emploi qui :

• a du sens au sein d’un centre hospitalier de référence au service du patient où règne une ambiance conviviale, et qui se veut Hôpital en Transition cherchant à réduire son impact environnemental ;
• vous permet de développer vos compétences professionnelles grâce à un large catalogue de formations ;
• prend soin de votre bien-être : cadre de travail moderne et lumineux à taille humaine, activités sportives, événements festifs, tarifs avantageux en matière de soins de santé après 1 an, prix préférentiels au restaurant d’entreprise, etc.
• vous permet un bon équilibre vie privée et vie professionnelle : congés supplémentaires (4 jours sectoriels après 1 an dans le secteur, 27/9, ancienneté, en fin de carrière, etc.

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser, pour le 3 octobre 2025, à Madame VERSTRAETE, Attachée à la DRH, exclusivement via notre site www.cspo.be.