Assistent BackOffice Manager Chilled

Bedrijfsdetails

Lutosa is een Belgisch bedrijf dat al meer dan 40 jaar actief is. Het stelt 1.200 medewerkers tewerk in 2 productie-eenheden waar diepgevroren en gekoelde frieten, diepgevroren aardappelspecialiteiten en gedehydrateerde aardappelvlokken worden geproduceerd. Via 24 dochterondernemingen en verkoopkantoren wereldwijd exporteert Lutosa 94% van zijn productie naar 136 landen.

Werken bij Lutosa betekent de kans om te groeien binnen een Belgisch familiebedrijf met een internationale dimensie. Sluit je bij ons aan en ontwikkel je vaardigheden in samenwerking met collega’s met diverse en boeiende profielen.

Functieomschrijving

Functie

Als Assistent Backoffice Manager garandeer je een goede administratieve en logistieke opvolging van de commerciële binnendienst, inclusief transport-en productieplanning.

Je ondersteunt optimaal de verkoop van de verse friet middels een regelmatige rapportering aan de Sales en de Supply Chain Director.

Je fungeert als back-up van de Backoffice Manager en wordt opgeleid om de competenties te ontwikkelen die je in staat stellen om op termijn de rol van Backoffice Manager te kunnen opnemen.

Bevoegdheden :

• Behartigen 100% safety engagement
• Respecteren en naleven van alle milieu- en energieregels binnen het bedrijf
• Verwittigen van de hiërarchische lijn bij het vaststellen van milieu- of energieproblemen waar mogelijk zelf het probleem oplossen

Commerciële taken:

• Commerciële opvolging van alle binnenkomende bestellingen voor wat betreft de verschillende landen
• Permanente opvolging van de voorraad en de prijzen van de verschillende artikelen
• Contacten onderhouden en ondersteuning bieden met verschillende vertegenwoordigers
• Tussenkomen en voorstellen formuleren bij mogelijke rupturen door allerlei oorzaken
• De verschillende filialen ondersteunen en bijkomende inlichtingen verstrekken en tevens zorgen voor een goede onderlinge communicatie

Transporttaken:

• Transportaanvragen en transporttarieven opvolgen
• Contacten onderhouden met transporteurs in verband met mogelijke leveringsproblemen en hieruit voortkomende kosten
• Transportritten inplannen en bijsturen voor de leveringen door onze ‘huistransporteur’.
• Evaluatie van de verschillende transporteurs

Algemene taken:

• Klachtenbeheer opvolgen en oplossingen voorstellen
• Contacten onderhouden met de kwaliteitsdienst, productie en aankoopdienst
• Opvolgen en bijsturen van de expeditie van orderingave tot levering bij de klant
• Permanente opvolging van het volledig verkoop- en productieproces
• Coördinatie tussen de verschillende afdelingen voor creaties nieuwe SKU’s
• Voorbereiding interne en externe audits
• Regelmatig rapporteren aan manager

Taken productieplanning:

• Productieplanning opmaken, opvolgen en bijsturen:
  • Opmaken aan de hand van de afgesproken bestelschema’s, beschikbare voorraad verpakkingen + aardappelen
  • Ingeven in Intrion en doorgeven naar productie
  • Opvolgen volgens de voorraad en de productiesnelheid
  • Bijsturen volgens bijkomende prioriteiten

Taken voorraadbeheer:

• Hulpgoederen: voorraad bijhouden, opvolgen en bestellingen plaatsen van onder andere karton, folie, houten paletten… tevens dient de betreffende voorraad en de productie van de eindproducten hieraan aangepast te worden
• Eindproduct: voortdurend bijhouden van de voorraad en bijsturen indien noodzakelijk

Taken factuurcontrole:

• Opvolgen administratie van afwijkende BTW tarieven en manueel op te maken facturen.
• Goedkeuren opmaak kredietnota’s
• Controle facturen met afwijkende transporttarieven

Profiel

Gewenst studieniveau: minimum bachelor in relevante administratief commerciële opleiding of gelijkwaardig door ervaring

Gewenste ervaring: 3-5 jaar in een gelijkaardige functie

Specifieke kennis: Kennis van Excel en ander MS toepassingen, kennis van SAP is een troef

Persoonlijke competenties: relationele bekwaamheid, communicatief, diplomatie, autonomie, striktheid, nauwkeurigheid, zin voor initiatief en het nemen van beslissingen, integriteit

Aanbod

• Een gevarieerde en verrijkende functie binnen een toonaangevend bedrijf in zijn markt, geïntegreerd in een internationale groep (McCain).
• Een aangename werkomgeving binnen een dynamisch team dat voortdurend op zoek is naar innovatie.
• Opleidingsmogelijkheden en doorgroeikansen.
• Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen.

Talen

Talenkennis: Nederlands, Frans en Engels. Duits is een extra troef.